Image from http://www.fotosearch.com/ေမာင္ေလး တစ္ေယာက္က ဆက္ေရးေပးပါဦးလို႔ ေတာင္းဆိုလာသမို႔ အီးေမးလ္ ေရးနည္း ေတြ႕မိတာေလးေတြ၊ သိတာေလးေတြ ေျပာျပဦးမယ္ေနာ္။ တကယ္က အင္တာနက္က ရွာေတြ႔တာေတြကို ကိုယ့္အေတြ႔အၾကံဳနဲ႔ ယွဥ္ျပီး နားလည္သလို ျပန္ေရးေပးထားတာပါေနာ္။ မစုခ်စ္ရဲ႔ ရံုးသံုးအီးေမးလ္ ေဆာင္းပါးမ်ားမွာ အလုပ္စ၀င္မည္႔ ကေလးမ်ားအတြက္နဲ႔၊ ရံုးသံုးအီးေမးလ္ တခါမွ်မေရးဘူးသူမ်ားအတြက္သာ ရည္ရြယ္ပါတယ္ေနာ္။ သိျပီးသား၊ တတ္ျပီးသား သူေတြကေတာ့ ေက်ာ္ဖတ္သြားၾကပါေနာ့...
ကဲ... ဒီတပတ္ ေျပာမွာကေတာ့... ( အင္း... မေရးတာၾကာလို႔ ေျပာျပီး ေရးျပီးသားေတြ ထပ္ေရးမိတယ္ဆိုရင္ေတာ့ ခြင့္လႊတ္ပါဗ်ိဳ႔... )
မ်ားေသာအားျဖင့္ေတာ့ အီးေမးလ္ေရးနည္း ကၽြမ္းက်င္သူမ်ားက အၾကံေပးၾကတာ ေတြ႔ရတာ ေဟာဒီအခ်က္မ်ားျဖစ္ပါတယ္။
1) keep it short and simple
2) be specific and avoid generalizations
3) use the active voice
4) arrange their sentences with parallel structure
5) organize their writing by following an outline
6) use a tone that will give readers a positive mental picture of writer
၁) keep it short and simple
အရင္က ေရးတဲ့ ပိုစ့္မွာလည္း ေရးဖူး၊ ေျပာဖူးတယ္နဲ႔ တူပါတယ္ေနာ္။
အီးေမးလ္ေရးတယ္ဆိုတာ အဂၤလိပ္စာ အက္ေဆးေရးေနတာ မဟုတ္ဘူးဆိုတာကို သိထားသင့္ပါတယ္။ ဖြဲ႔ႏြဲ႔ေရးစရာမလို၊ အရမ္းၾကီး တခမ္းတနားလုပ္ေရးေနစရာလည္း မလိုပါဘူး။ ကိုယ္ေျပာခ်င္တာကို အမ်ားနားလည္ႏိုင္မဲ့ အရွင္းဆံုး၊ အလြယ္ဆံုး အဂၤလိပ္စကားလံုးေတြ သံုးျပီး လိုရင္းတိုရွင္း ေရးရတာ ျဖစ္လို႔႔ အီးေမးလ္ ေရးရတာ ထင္သေလာက္ မခက္လွပါဘူး။ ေမးလ္ဖတ္ေနတဲ့သူရဲ႔ ေဘးနားကို သြားျပီး သူ႔ကို စကားေျပာေနသလို မ်ိဳးေရးႏိုင္မယ္ဆိုရင္ အေကာင္းဆံုးပါပဲ။
အီးေမးလ္ေရးတဲ့အခါ ကိုယ့္ company ကပဲနားလည္တဲ့၊ ဒါမွမဟုတ္ ကိုယ္နဲ႔ ရင္းႏွီးကြၽမ္း၀င္ေနတဲ့ အတိုေကာက္ စကားလံုးေတြျဖစ္တဲ့ acronyms နဲ႔ buzzwords ေတြ ထည္႔မေရးသင့္ပါဘူး။ ဥပမာ … ကိုယ့္ရံုးတြင္းမွာပဲ သံုးတဲ့ အတိုေကာက္ စကားလံုး EPC လို႔ေရးတာ Engineering Process Control လို႔မရွင္းျပပဲ တျခားသူက ဘယ္လိုမွ နားလည္ႏိုင္မွာ မဟုတ္ပါဘူး။
ကိုယ္ေရးလို္က္တဲ့ စာထဲမွာ အမ်ားနားလည္ဖို႔ မလြယ္တဲ့ စကားလံုးေတြသံုး၊ Big words ေတြသံုး၊ long sentenceေတြ သံုးျပီး ေရးလို႔ ဖတ္တဲ့သူက အထင္ၾကီးမွာမဟုတ္ပါဘူး။ အီးေမးလ္တစ္ပုဒ္ဖတ္ဖို႔ အေရး ေဘးနားမွာ dictionary တစ္အုပ္ထားဖို႔ လိုတယ္ဆိုရင္ေတာ့ မဟုတ္ေတာ့ပါဘူးေနာ္။
ဥပမာ…
လူအမ်ားျမင္ဘူးေနက် စကားလံုး လြယ္လြယ္ကို ဦးစားေပးသံုးေပါ့ေနာ္…
ergo = therefore
henceforth = from now on
so to speak = as we say
utilize = use
disseminate = send out
equitable = fair
တကယ္လို႔ ၀ါက်အရွည္ၾကီး ေရးမိတယ္ဆိုရင္ ေရးျပီးတဲ့အခါ ကိုယ္ေရးတဲ့စာကို ကိုယ့္ဖာသာျပန္ဖတ္ၾကည္႔ပါဦး။ ဖတ္ေနရင္းနဲ႔ အသက္ရွဴဖို႔ ခဏရပ္ေနရတယ္ဆိုရင္ အဲဒီ၀ါက်ကို ၂ေၾကာင္းေလာက္ခြဲထုတ္ဖို႔ လိုေနျပီေပါ့။ ထပ္ေနတတ္တဲ့ စကားလံုးေတြ ရွိရင္ ဖယ္ပစ္လိုက္ဖို႔ လိုျပီေပါ့။
ဥပမာ…
It has come to our attention that your account is three months in arrears.
လို႔ ေရးထားတာကို …
Your account is three months past due.
လို႔ ခပ္တိုတုိ ျပန္ျပင္ေရးႏိုင္ပါတယ္ေနာ္။
ဥပမာ…
ဒီလို စကားလံုးရွည္ရွည္ေတြကိုလည္း အတိုနည္းနဲ႔ပဲ ဖလွယ္ျပီးေရးသင့္ပါတယ္။
for the purpose of = for
the majority of = most
in order to = to
provide an introduction = introduce
on a daily basis = daily
on a regular basis = routinely
can able to do = can do
ဥပမာ…
ခု ေရးထားတဲ့ စာပိုဒ္အရွည္ၾကီးကို ဖတ္ရလြယ္ေအာင္ ရွင္းေအာင္ ဘယ္လို ျပန္ျပင္ေရးၾကမလဲ…
This document is for the purpose of giving the reader a detailed explanation of the inventory process. It describes the activities we currently do in the majority of instances on a daily and weekly basis. In order to provide an introduction to the process for employees who work on a temporary basis, we also have prepared an overview, which describes the highlights of the inventory process in just two pages.
ဒီလိုေလးေရးေတာ့ တိုတိုေလးနဲ႔ ပိုျပီး ရွင္းမသြားဘူးလား...This document explains the inventory process in detail. It describes our usual daily and weekly activities. We also have prepared a two-page overview to introduce the process to temporary employees.
ဆက္ရန္...*******
*******
Ref: *******
http://owl.english.purdue.edu/
http://ezinearticles.com/?10-Steps-to-Emailing-Success&id=1283238
http://esl.about.com/od/businessenglishwriting/a/bizdocs_3.htm
http://classweb.gmu.edu/mwasser1/writinghb/tentips.htm http://www.businesswritingblog.com/
http://www.syntaxtraining.com/business_writing_tips.html
http://oregonstate.edu/dept/eli/buswrite/
