Business email writing tips - 1

Image from http://www.fotosearch.com/

ရံုးသံုး (Business E-mail) ေရးတဲ့အခါ ေဆာင္ရန္ ေရွာင္ရန္ေလးေတြ ေရးေပးလိုက္ပါတယ္ေနာ္။ ကိုယ္သိသေလာက္၊ ျမင္သေလာက္ေလးေပါ့...။

ခုေခတ္မွာ အီးေမးလ္ဆိုတာ လူတိုင္းနဲ႔မစိမ္းၾကေတာ့ပါဘူးေနာ္။ သူငယ္တန္းကေလးကအစ အီးေမးလ္ဘယ္လိုပို႔ရမယ္ဆိုတာ သိေနၾကပါျပီ။ ဒါေပမဲ့ ရံုးမွာ အသံုးျပဳတဲ့အခါ Business E-mail ျဖစ္တဲ့ အတြက္ သတိထားျပီး သံုးရမွာေတြ ရွိလာပါျပီ။ အဲဒီ သတိထားရမွာေလးေတြကို အခ်က္ေလးေတြနဲ႔ ေျပာသြားမယ္ေနာ္...။ သိျပီးသားျဖစ္တဲ့သူေတြကေတာ့ ေက်ာ္ဖတ္သြားၾကေပါ့ကြယ္။

၁) ကိုယ့္မွာ ရံုးကေပးထားတဲ့ ရံုးအီးေမးလ္ရွိတယ္ဆိုရင္ ရံုးကိစၥကို ကိုယ္ပိုင္အီးေမးလ္ (ဥပမာ - yahoo, gmail) စတာေတြ သံုးျပီး မပို႔သင့္ပါ။ အဲဒီလိုပဲ ကိုယ္႔ရဲ႔ personal ကိစၥအတြက္ကို ရံုးအီးေမးလ္သံုးျပီး မပို႔ပါနဲ႔။

၂) အီးေမးလ္ပို႔ျပီဆို Subject line ကို ထည္႔ဖို႔ မေမ့ပါနဲ႔။ အဲဒီ Subject line က အဓိက ကိုယ့္အီးေမးလ္ထဲမွာပါမဲ့ အခ်က္အလက္နဲ႔ ကိုယ္ဆိုလိုခ်င္တာကို ဖတ္တဲ့သူသိေအာင္ ေခါင္းစဥ္ေလးေျပာျပသလိုေပါ့။ ဥပမာ... အလုပ္ေတြေလွ်ာက္တဲ့အခါ subject မွာ Application for Systems Engineer ဆိုျပီးေရးသလိုေပါ့။ စာကို ဖြင့္မဖတ္ခင္ subject ၾကည္႔လိုက္တာနဲ႔ ... ေအာ္... ဒီေမးလ္က အလုပ္ေလွ်ာက္တဲ့ ေမးလ္ဆိုတာ တခါထဲတန္းသိတာေပါ့။ ေနာက္တခုက subject မပါတဲ့ ေမးလ္ဆိုရင္ Junk folder ထဲကို ေရာက္သြားတတ္ေလ့ရွိပါတယ္။ ဒါမွမဟုတ္ Virus ျဖစ္ႏိုင္တယ္ဆိုျပီး တခါထဲ delete လုပ္လိုက္ရင္လည္း လုပ္တတ္ေလ့ရွိပါတယ္။ ကိုယ္ဆိုရင္ေတာ့ Subject မပါတဲ့ ေမးလ္ဆိုရင္၊ အလုပ္ကလည္းမ်ားေနရင္ ဖြင့္ကို မဖတ္ျဖစ္ေတာ့ဘူး။

၃) စေရးေတာ့မယ္ဆို... ပံုမွန္ကေတာ့ Hello ဒါမွမဟုတ္ Hi ေပါ့။ Dear ကေတာ့ too formal ျဖစ္လြန္းတာေပါ့ေနာ္။ Hello Mr. Chan, အဲဒီလိုေလးစေရးေပါ့။ အဲဒီလို ႏႈတ္ခြန္းမဆက္ပဲ တခါထဲ ကိုယ္ေရးခ်င္တာကို တန္းေရးတဲ့ေမးလ္မ်ိဳးကို ကိုယ္ကေတာ့ သိပ္မုန္းပါတယ္။ ရိုင္းတယ္လို႔လဲထင္ပါတယ္။ စိတ္ထဲမွာ နံမည္ မေခၚပဲ ..ဟဲ့... လို႔အေခၚခံလိုက္ရသလိုပါပဲ။

ကိုယ္ကေတာ့ နံနက္ပိုင္း ေရးတဲ့ေမးလ္မွာဆို ... Hello Good Morning Mr. Chan, စသျဖင့္ ေလးေရးပါတယ္။ လူအမ်ားၾကီးကိုေရးရရင္ Dear All, Good Morning! အဲဒီလိုေလးနဲ႔ စပါတယ္။ ေန႔လည္ဆို Good Afternoon! ညေနဆို Good Evening ေလးထည္႔ျပီးေရးပါတယ္။ ကိုယ္ကအဲဒီလိုေလး အစခ်ီလိုက္ေတာ့ သူတို႔ေတြစိတ္မွာ ဘာပဲ ျဖစ္ျဖစ္ စိတ္ၾကည္သြားေစတယ္လို႔ ယူဆလို႔ပါ။

၄) ကဲ... စေရးပါျပီ။ ကိုယ္ဆိုလိုခ်င္တာကို တိုတိုနဲ႔ ရွင္းရွင္းလင္းလင္း ထိထိမိမိ ေရးပါ။ အီးေမးလ္အရွည္ၾကီးေတြကို ဘယ္သူမွ စိတ္ရွည္လက္ရွည္ ဖတ္ဖို႔အခ်ိန္မရွိပါဘူး။ ဥပမာ... မလိုအပ္ပဲနဲ႔ story ေတြေလွ်ာက္ေရးတာမ်ိဳးေပါ့။ သူငယ္ခ်င္းနဲ႔ စကားေျပာေနတာမဟုတ္ပါဘူး။ ရံုးကိစၥေျပာေနတာျဖစ္တာမို႔ လိုရင္းကိုပဲ ေျပာဖို႔လိုပါတယ္။ ရံုးမွာ delay ျဖစ္ေနတဲ့ ကိစၥေျဖရွင္းရမွာကို... ရံုးကိစၥေရးရမွာကို ... ကိုယ္႔ personal ကိစၥေတြကို ပံုျပင္သြားမေျပာမိေစနဲ႔ေပါ့ေနာ္။ ဥပမာ... မိန္းမနဲ႔ကေလးကို ျမန္မာျပည္မွာထားခဲ့ရတာ ဒီမွာ ၁ေယာက္ထဲေနေနရေတာ့ အဆင္မေျပတာ.. လြမ္းတာ... ဘာညာေတြ ပံုျပင္ေတြ ထည္႔မေရးရဘူးေနာ္။

စာေတြကိုျပြတ္သိပ္ျပီးလည္း မေရးပါနဲ႔။ အလြယ္တကူဖတ္လို႔ရတဲ့ font, color ေတြကိုပဲ သံုးျပီးေရးပါ။ အေရးၾကီးတာကိုကြက္ျပီး highlighted လုပ္ခ်င္ရင္ေတာ့ အဲဒီစာလံုးကိုပဲ ထင္ထင္ရွားရွားျဖစ္ေအာင္ bold လုပ္ျပီး၊ ဒါမွမဟုတ္ အေရးတၾကီးကိစၥမ်ိဳး ပိုျပီးသတိထားမိေအာင္ေျပာရမဲ့အရာမ်ိဳးကို အနီေရာင္ေလးနဲ႔ အစိမ္းေရာင္ေလးနဲ႔ ကြက္ျပီး color လုပ္ေပးႏိုင္ပါတယ္။

Capital letters ေတြသံုးျပီးမေရးပါနဲ႔။ Capital letters ေတြခ်ည္းပဲသံုးျပီးေရးထားတဲ့ ေမးလ္က junk mail folder or spam mail ထဲကိုေရာက္သြားတတ္ေလ့ရွိပါတယ္။

ွSimple English ကိုသံုးပါ။ နားလည္ရခက္တဲ့ အဂၤလိပ္ေ၀ါဟာရမ်ိဳးမသံုးပါနဲ႔။ မန္ေနဂ်ာ၁ေယာက ္ေတြ႔ဘူးပါတယ္။ လူအထင္ၾကီးေအာင္ဆိုျပီး Simple English နဲ႔မေရးဘူး။ စာလံုးေတြကို win word မွာ Thesaurusနဲ႔သြားျပီး ခက္တဲ့ စာလံုးေတြနဲ႔ စကားလံုးလွယ္ျပီးေရးတာေတြ႔ဘူးတယ္။ သူ႔ကို အားလံုးက အူေၾကာင္ေၾကာင္လူလို႔ သတ္မွတ္ထားၾကတယ္။

ဒါေပမဲ့ Grammar ကိုေတာ့ တတ္ႏိုင္သမွ်မွန္ေအာင္ေရးရပါမယ္။ Grammar ေလးေတာင္မွ မွန္ေအာင္မေရးႏိုင္တဲ့သူကို ကိုယ္႔ေမးလ္ဖတ္ရတဲ့သူက ဘယ္လိုမွ အထင္မၾကီးပါဘူး။ အထင္မၾကီးတာထက္ ကိုယ္ဆိုလိုခ်င္တာ သူအဓိပၸါယ္ေကာက္တာလြဲသြားရင္ ပိုဆိုးပါလိမ့္မယ္။

Business mail မွာ emotion icon ေတြ မသံုးပါနဲ႔။ သူငယ္ခ်င္းေတြနဲ႔ေျပာေနၾက၊ ေရးေနၾကဆိုျပီး ရံုးအီးေမးလ္မွာ သြားျပီးမသံုးပါနဲ႔။

ကိုယ္က ဘယ္သူ႔ဆီေရးေနတာလဲဆိုတာ ေသေသခ်ာခ်ာ သေဘာေပါက္ရပါမယ္။ ကိုယ္႔ရဲ႔ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္ဆီလား၊ ကိုယ့္မန္ေနဂ်ာလား၊ ကိုယ့္ရဲ႔လက္ေအာက္ကလူလား၊ သတိထားဆက္ဆံရမဲ့ ကာစတန္မာလား.. သူတို႔ဘာလဲဆိုတာ မေရးခင္ ေသခ်ာနားလည္ျပီး သူတို႔နဲ႔ အဆင္ေျပ လိုက္ေလ်ာညီေထြရွိေစမဲ့ အေရးအသား၊ အသံုးအႏႈန္းမ်ိဳးနဲ႔ေရးသားရပါမယ္။ ေနာက္ေတာ့ ... ကိုယ္ေရးေနတဲ့သူက ကိုယ္နဲ႔အရင္ကစကားေျပာဘူးတဲ့သူလား။ တခါမွ မေတြ႔ဘူးတဲ့သူလား။ ခင္တဲ့သူလား။ လက္ေပါက္ကပ္တတ္တဲ့သူလား။ စိတ္တိုတတ္သလား။ သေဘာေကာင္းသလား။ ဒါေတြေပၚမူတည္ျပီးလည္း ကိုယ္က လိုက္ေလ်ာညီေထြေအာင္ေရးရပါမယ္။

ဥပမာ... ကိုယ္ဆိုရင္ သိပ္မသိတဲ့သူဆိုရင္... Formal ျဖစ္ေအာင္ေရးပါတယ္။ ကိုယ္ဆိုလိုခ်င္တာ ေျပာခ်င္တာ သူလုပ္ရမဲ့ကိစၥေတြကို တိုတိုတုတ္တုတ္ေရးပါတယ္။ ေဟာ... ကိုယ္နဲ႔ ခင္တဲ့သူ သိတဲ့သူကိုပဲ အတူတူအေၾကာင္းအရာ ကိုေျပာတာပါပဲ။ ဒါေပမဲ့ သူ႔က်တာ့ ခင္ေနတဲ့သူဆိုတာ့ နည္းနည္း အလာပ သလာပေလး ေျပာေပးျပီးေတာ့မွ ကိုယ္ေျပာခ်င္တာေလး ေျပာရပါတယ္။

ဥပမာ ၾကည္႔ပါ...။ US က Colorado နဲ႔ Boston ရံုးက လူ၂ေယာက္ဆီကို same topic ေရးတာပါ။ Colorado ကလူကတခါမွမသိဘူး မျမင္ဘူးတဲ့သူေပါ့။ Boston ကလူကေတာ့ ကိုယ္သြားတုန္းက ခင္ခဲ့တဲ့သူေပါ့။

Mail to Colorado

Hello Dave S,

This is Suuchit from SGP Firmware Dev group.

New XXXXXX firmware code has been released for XXXXXXX test. We may need to test it out by this week. Test engineering is doing verification and will let you know if there is any problem. Please kindly proceed with new XXXXX code for xxxxxxxxxxx development.

Thanks.
Best Regards,
SuuChit
XXXXX

Mail to Boston

Hello Matt, Good Morning to you!

How are you? Wish you all are doing very well.
So...you're heading into cool fall/autumn weather now!! Too bad I couldn't have come to Boston at this time of year.

New XXXXXX firmware code has been released for XXXXXXX test. We may need to test it out by this week. Test engineering is doing verification and will let you know if there is any problem. Please kindly proceed with new XXXXX code for xxxxxxxxxxx development.

Thanks and talk to you later!
Best Regards,
SuuChit
XXXXX

ျမန္မာက်ဴးပစ္တြင္ေဖၚျပျပီး။