Business email writing tips - 2

Image from http://www.fotosearch.com/

ရံုးအီးေမးလ္ တစ္ေစာင္ ေရးျပီးျပီဆိုရင္ ကိုယ္ေရးထားတာကို ေသခ်ာျပန္စစ္ပါ။ စာလံုးေပါင္းေတြ၊ ေရးထားတဲ့ အေၾကာင္းအရာ၊ အခ်က္အလက္ စသျဖင့္ ေသခ်ာစစ္သင့္ပါတယ္။ မစစ္ပဲ ဒီတိုင္းမပို႔နဲ႔ေပါ့ေနာ္။ send လုပ္ျပီးသြားရင္ ျပန္ edit လုပ္လို႔ မရေတာ့ပါဘူး။ အဲဒီေတာ့ contents, grammar နဲ႔ spellingကို ကိုယ္႔အီးေမးလ္ မပို႔ခင္ အျမဲတမ္း double check လုပ္သင့္ပါတယ္။ ေရးျပီးတာနဲ႔ ဘာမွမစစ္ပဲ ျဗဳန္းဆို်send ကို click မေခါက္မိေအာင္လုပ္ရပါမယ္။

ကိုယ္လုပ္တာကေတာ့ သိပ္အေရးၾကီးျပီး သတိထားေရးရမဲ့ အီးေမးလ္ေတြကို အၾကမ္းသေဘာေရးျပီး ခ်က္ခ်င္းမပို႔ေသးပဲ draft ထဲမွာ အရင္ဆံုး save ထားလိုက္ပါတယ္။ ျပီးမွ ေသခ်ာစစ္ျပီး ပို႔ပါတယ္။ spelling ေတာ့ auto check ရွိေနေတာ့ စစ္ရတာ လြယ္ပါတယ္။

ေနာက္ျပီး အေရးၾကီးတာက တခ်ိဳ႔နံမည္ေတြဆို ကိုယ္နဲ႔ familiar မျဖစ္ေတာ့ နံမည္စာလံုးေပါင္း ကိုေသခ်ာ ဂရုစိုက္ပါ။ တခ်ိဳ႔က သူတို႔နံမည္ စာလံုးေပါင္းမမွန္ရင္ စိတ္ဆိုးတတ္တယ္။ ေနာက္ျပီး male လား female လား မေ၀ခြဲႏိုင္တဲ့ နံမည္ေတြအတြက္...မေသခ်ာရင္ male ကိုပဲ ကိုယ္စားျပဳျပီးေျပာပါ။ မိန္းမကို ေယာက်္ားနံမည္နဲ႔မွားတာခံသာေပမဲ့ ေယာက်္ားကို မိန္းမဆိုျပီး မွားရင္ ပိုဆိုးမလားလို႔ေလ။ ကိုယ္ကေတာ့ တရုတ္နံမည္ေတြ မေသခ်ာရင္ သူငယ္ခ်င္းတရုတ္ေတြကို ေမးၾကည္႔ျပီး ဒီနံမည္က မိန္းမလား ေယာက်္ားလားဆိုတာ confirm လုပ္ရပါတယ္။

ျပီေတာ့ေရးတဲ့ ေနရာမွာ tone ကိုဂရုစိုက္ပါ။ department ခ်င္းမတူတဲ့ သူေတြဆီေမးလ္ပို႔ရင္၊ ကိုယ္႔ဌာနကမဟုတ္တဲ့သူေတြရဲ႔အကူအညီကိုယူရဖို႔ရွိရင္၊ ဒါမွမဟုတ္ သူတို႔ဌာနဖက္က မွားေနတာေတြရွိလို႔ ေျပာရရင္ အေရးအသားကို တတ္ႏိုင္သမွ် diplomatic ျဖစ္ေအာင္ေရးသင့္ပါတယ္။

ကိုယ့္ဌာနက မဟုတ္တဲ့သူေတြဆိီက အကူအညီယူဖို႔ဆိုတာ ေျပေျပလည္လည္ ေခ်ာေခ်ာေမြ႔ေမြ အီးေမးလ္ေရးသားျပီး အကူအညီေတာင္းတတ္ဖို႔ လိုပါတယ္။ သူတို႔ကို command ေပးတဲ့ ပံုစံမ်ိဳးသြားေရးလို႔ မရပါဘူး။ polite ျဖစ္ရပါမယ္။ သူတို႔ကို pushing လုပ္တဲ့ သေဘာမ်ိဳးမပါေအာင္သတိထားရပါမယ္။ formal အကူအညီေတာင္းဖို႔ဆိုရင္ ကိုယ္႔မန္ေနဂ်ာနဲ႔ သူ႔မန္ေနဂ်ာတို႔ရဲ႔ အီးေမးလ္ေတြကို CC လုပ္ေပးဖို႔မေမ့ပါနဲ႔။ ဥပမာ... ကိုယ္တို႔ ရံုးမွာဆို တျခား development group ရဲ႔ immediate အကူအညီကိုလိုလာတယ္ဆိုပါေတာ့။ ရံုးကိစၥသူတို႔လုပ္ရမဲ့ အလုပ္ပင္ျဖစ္ေသာ္ျငားလည္း သူတို႔ရဲ႔ ပံုမွန္ routine အလုပ္ေတြၾကားထဲကေန ၾကားျဖတ္လုပ္ေပးရမဲ့ ကိစၥျဖစ္တာေၾကာင့္ ကိုယ္က သူတို႔လုပ္ေပးခ်င္ေအာင္ေရးတတ္ဖို႔လိုတယ္ေလ။ ျပီးေတာ့ ဒါဟာအေရးၾကီးတဲ့ official request ျဖစ္လို႔ ၂ဖက္ မန္ေနဂ်ာေတြရဲ႔ေမးလ္ေတြပါ CC လုပ္ေပးလိုက္တာေပါ့။ သိပ္ျပီး critical က်တာဆိုရင္ ဆိုင္ရာမန္ေနဂ်ာေတြအားလံုးကို CC လုပ္လိုက္ေပါ့။

တကယ္လို႔ တျခားဌာနတခုရဲ႔ အမွားကို အီးေမးလ္ျပန္စရာရွိတယ္ထားပါေတာ့။ ကိုယ္ကသူတို႔အမွားကိုသြားျပီး ျပင္းျပင္းထန္ထန္ေတြေထာက္ျပမိရင္ ေရးမိရင္ သူတို႔ကလည္း ကိုယ့္အလွည္႔ေရာက္ရင္ ညွာၾကမွာမဟုတ္ေတာ့ပါဘူး။ အဲသလိုေရးလိုက္လို႔လည္း communication နဲ႔ relationship မွာ ပိုဆိုးသြားတာကလြဲျပီး အက်ိဳးမရွိေစပါဘူး။ အဲဒီေတာ့ သူမ်ားအပစ္ကိုေတြ႔တာေတာင္မွ ျပင္းျပင္းထန္ထန္ေတြမေရးပဲ ေျပေျပျပစ္ျပစ္နဲ႔ အပစ္တင္တဲ့ ပံုစံမ်ိဳးမပါေအာင္ ဂရုစိုက္ေရးတတ္ဖို႔လိုပါတယ္။

ကဲ... ကိုယ္ေရးတာ အေၾကာင္းအရာမွန္မွန္ကန္ကန္၊ စာလံုးေပါင္းမွန္မွန္ကန္ကန္ အားလံုးအဆင္ေျပျပီဆိုရင္ အပိတ္စကားလံုးေရးရမယ္။ ထံုးစံကေတာ့ Thank you and Best Regards စသျဖင့္ေပါ့။ ျပီးရင္ ကိုယ္႔ရဲ႔ နံမည္ အျပည္႔အစံု၊ ရာထူး၊ ဌာန၊ ဖုန္းနံပါတ္စတာေတြကို signature အေနနဲ႔ ထည္႔ထားသင့္ပါတယ္။ signature မွာ ကိုယ္႔နာမည္ကို အျပည္႔အစံုေရးတာေကာင္းပါတယ္။ ဖုန္းနံပါတ္ထည္႔ထားလိုက္ေတာ့ အေရးၾကီးတဲ့ ကိစၥဆိုရင္ သူက ကိုယ္႔ေမးလ္ကေန ကိုယ္႔ နံပါတ္ၾကည္႔ျပီး ေခၚလို႔ရေတာ့ အဆင္ေျပေစပါတယ္။ ကိုယ့္ customer ကိုေမးလ္ပို႔တာဆို အေရးၾကီးဆံုး ကိုယ္႔ contact info ကိုထည္႔ထားမွ သူတို႔ကကိုယ္ေမးလ္ထဲက info ကိုစိတ္၀င္စားလို႔ ဆက္သြယ္ခ်င္ ဆက္သြယ္လို႔ရမွာေပါ့။

signature ကို template ထဲမွာ တခါထဲ ထည္႔ထားလိုက္ရင္ရပါတယ္။ ကိုယ္ကေတာ့ signature မွာ နံမည္ေတြအေပၚက Best Regards ပဲေရးထားတယ္။ အပိတ္ Thank you ကလိုသလို အေျခအေနအရေျပာင္းေရးခ်င္လို႔...။

ပံုမွန္ဆို Thank you လို႔ေရးတယ္။
သိပ္ေက်းဇူးတင္ခ်င္ရင္ Thank you so much (ခင္တဲ့သူ) or
Thank you very much (သိပ္မသိတဲ့သူ) ...
ဒါမွမဟုတ္ Thanks in advance (ကိုယ္ကအကူအညီေတာင္းထားရင္)...
ကိုယ္႔သူငယ္ခ်င္းက အလုပ္မ်ားတဲ့အထဲက ကိုယ္႔ကို official request ေၾကာင့္မဟုတ္ပဲ ရွင္းျပေပးတာ ကူညီတာမ်ိဳးဆိုရင္ Thanks a million or A Miilion Thanks..
ဒါမွမဟုတ္...
Thanks again!
Thanks for kind support!
Thanks for your help!
စသျဖင့္ စိတ္ထဲေပၚတာ အဆင္ေျပသလို ေလွ်ာက္ေရးတာပါပဲ။

တခုမေမ့ရမွာ၊ သတိထားရမွက အီးေမးလ္ဆိုတာ အျမဲတေစသံုးဖို႔လိုအပ္တဲ့ အရာမဟုတ္ပါဘူး။ မလိုအပ္တာကို အီးေမးပို႔ျခင္းမွ ေရွာင္က်ဥ္ပါ။ တခါတေလမွာ အီးေမးလ္နဲ႔ ေရးလိုက္တာထက္ ဖုန္းနဲ႔ေျပာတာ၊ မ်က္ႏွာခ်င္းဆိုင္စကားေျပာလိုက္တာက ပိုျပီးေကာင္းပါတယ္။ ေဘးခ်င္းကပ္ထိုင္ေနတဲ့သူကို အီးေမးလ္ပို႔ျပီး မင္း အဲဒီအလုပ္ျပီးျပီလားလို႕ေမးတာ သိပ္အရုပ္ဆိုးပါတယ္။ ဒါမွမဟုတ္ ငါ..ဒါကိုနားမလည္လို႔ ရွင္းျပပါဆိုျပီး အီးေမးလ္နဲ႔ တဌာနထဲကလူကို ေရးေနစရာမလိုပါဘူး။ သူ႔စားပြဲကိုသြား... ကိုယ္႔ကို ဒါေလးရွင္းျပပါဆို ျပီးေနပါျပီ။ တကယ္လို႔သာ တဖက္သူကလက္ေပါက္ကပ္တဲ့သူျဖစ္လို႔၊ ကိုယ္က အီးေမးလ္နဲ႔ prove လုပ္ဖို႔ လိုတယ္ဆိုရင္ေတာ့ သံုးေပါ့ေလ။

ေနာက္ေတာ့ အီးေမးလ္ဆိုတာ immediate medium လည္းျဖစ္၊ easily and highly accessible လည္းျဖစ္လို႔ အရမ္းသတိထားရပါမယ္။

ျမန္မာက်ဴးပစ္တြင္ေဖၚျပျပီး။