Tuesday, September 30, 2008

Business email writing tips - 3

Image from http://www.fotosearch.com/
အီးေမးလ္ဆိုတာ immediate medium လည္းျဖစ္၊ easily and highly accessible လည္းျဖစ္၊ record ေတြ ၊ reference ေတြဆိုတာကလည္းလုပ္လို႔ရေတာ့ အရမ္းသတိထားရပါမယ္။ ေမးလ္ပို႔တဲ့အခါ ကိုယ္ပို႔လိုက္တဲ့သ ူ၁ေယာက္ကိုပဲ သိေစခ်င္၊ ဖတ္ရံုပဲ ဖတ္ေစခ်င္လို႔ (တျခားသူေတြကို မျမင္ေစခ်င္လို႔) copy တို႔ forward တို႔စတဲ့ options ေတြကို disable လုပ္ျပီးပို႔လို႔ရႏိုင္တယ္ဆိုေသာ္လည္းပဲ အဲဒါေတြကို ျဖည္လို႔ရတဲ့ နည္းေတြ၊ ဒါမွမဟုတ္ capture လုပ္လို႔ရတာဆိုေတာ့ အႏၱရယ္ရွိပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ ကိုယ့္ေမးလ္ေၾကာင့္ ကိုယ္႔ image ကိုထိခိုက္ေစမဲ့ဟာမ်ိဳးကို ဘယ္ေတာ့မွ မပို႔မိေစပါနဲ႔။ ကိုယ္ေရးတဲ့စာကို evidence အေထာက္အထားယူျပီး ကိုယ့္ကိုျပန္ဒုကၡေပးတတ္ပါတယ္။

ဒါေၾကာင့္ တရံတခါမ်ိဳးေတြမွာ ကိုယ္႔ေဘာစ္နဲ႔ပဲ ျဖစ္ျဖစ္၊ ကိုယ္႔လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္နဲ႔ပဲျဖစ္ျဖစ္ စိတ္တိုစရာ၊ စာရင္းရွင္းစရာရွိရင္ လူကိုယ္တိုင္ ပါးစပ္ကေန ေျပာျပေဆြးေႏြးပါ။ ေဒါသေတြ တအားထြက္၊ စိတ္ေတြတအားတိုလို႔ အလြန္ဆံုးဆဲဆိုမိပါေစဦး... ဆဲတဲ့အသံက ေလထဲမွာပဲေပ်ာက္သြားပါတယ္။ အီးေမလ္နဲ႔ လုပ္လိုက္လို႔ကေတာ့ record ၾကီးျဖစ္သြားပါလိမ့္မယ္။

ကိုယ္ကေတာ့ တခါကေဘာ့စ္ကို တအားစိတ္တိုဘူးတယ္။ ေသာၾကာညရံုးကအျပန္မွာ စိတ္ေတြတို၊ ေဒါသေတြထြက္လို႔ လူကအိပ္လို႔လံုး၀မရဘူး။ ေနာက္ေန႔ စေန ရံုးမသြားရေတာ့.... ေဘာ့စ္နဲ႔က အဲဒီကိစၥကို စကားေျပာလို႔ ရွင္းလို႔မရျပန္ဘူး။စိတ္ထဲမွာ တႏု႔ံႏု႔ံနဲ႔မေနႏိုင္လို႔ အိပ္ရာကထ... သူ႔ဆီ ေမးလ္တခု ျပင္းျပင္းထန္ထန္အေရးအသားေတြနဲ႔ေရး...။ ေရးျပီးေတာ့မွ... အင္း... ေနပါဦး... ခဏေတာ့ draft ထဲမွာ save ထားမွ ဆိုျပီး save ထားလိုက္တယ္။ ေနာက္ေန႔ အိပ္ေရး၀၀အိပ္ျပီး အိပ္ရကထေတာ့ စိတ္နည္းနည္းေျပသြားျပီ။ ေရးထားတဲ့ ေမးလ္ကိုျပန္ဖြင့္ၾကည္႔ေတာ့... အမယ္... ကိုယ္ေရးတာ ျပင္းထန္လွခ်ည္လား... ဆိုျပီး နည္းနည္း ေျပပစ္ေအာင္ထပ္ျပင္လိုက္တယ္။ ျပီးေတာ့ မပို႔ေသးပဲ... တခါျပန္ save ထားလိုက္တယ္။ ဒီလိုနဲ႔ ၂ခါ၊ ၃ခါ ေလာက္ျပင္လိုက္၊ သိမ္းထားလိုက္၊ ျပန္ဖတ္ၾကည္႔လိုက္နဲ႔ ေနာက္ဆံုး ေျပေျပျပစ္ျပစ္ေမးလ္တေစာင္၊ ေဒါသကင္းတဲ့ ေမးလ္တေစာင္သူ႔ဆီပို႔လိုက္ႏိုင္တယ္။ သူကလည္း သူမွားေၾကာင္း ေပၚတင္၀န္မခံေပမဲ့ ကိုယ့္ကိုစိတ္ေျပေစမဲ့ စာမ်ိဳးျပန္ေရးလာတယ္။ ဒါေၾကာင့္ စိတ္ေတြတအားတိုေနတုန္း၊ ေဒါသ တအားထြက္ေနတုန္း ေရးထားတဲ့ ေမးလ္ကို ခ်က္ခ်င္းမပို႔ပါနဲ႔... အမွားေတြ ပါတတ္ပါတယ္။

ျပီးေတာ့ ကိုယ္႔ကိုျပန္ျပီး blackmail လုပ္လို႔ရတဲ့ အေရးအသားမ်ိဳး ဘယ္သူ႕ကိုမွ မေရးမိပါေစနဲ႔။ မေသခ်ာတဲ့ ဂတိမ်ိဳးကိုလည္း အီးေမးလ္ကေန မေပးမိပါေစနဲ႔။ ဥပမာ... ကိုယ့္မွာလည္း လက္ရွိ project ေတြနဲ႔ အလုပ္ကမ်ားေန... တျခားဌာနေတြက ၾကားျဖတ္အလုပ္ေတြက၀င္လာျပီး push လုပ္ျပီး target date ေတာင္းေနရင္ ကိုယ္ကေသခ်ာ ဘယ္ေတာ့လုပ္ႏိုင္မယ္မွန္းမသိေသးပဲနဲ႔ အီးေမးလ္ကေန အတိအက်ၾကီး ဂတိျပန္မေပးပါနဲ႔။ မေသခ်ာပဲနဲ႔ ဘယ္သူ႔ကိုမွ ဘယ္ေတာ့မွ အီးေမးလ္နဲ႔ commit မလုပ္ပါနဲ႔။ အာမသြားမခံပါနဲ႔။ မျဖစ္မေနျပန္ေရးရမယ္ဆိုရင္ ကိုယ္အလုပ္ေတြ မ်ားေနလို႔ priority ကို ေဘာ့စ္ကေန တဆင့္ ေဆြးေႏြးပါ... ဘာညာနဲ႔ ေျပာတာပိုေကာင္းပါတယ္။ ကိုယ္က commit လုပ္ထားျပီးရင္ အဲဒီကိုယ္ေတာ္ေခ်ာေတြက ကိုယ္ေရးထားတဲ့ ေမးလ္ကို ရွိသမွ်လူေတြဆီ publish လုပ္ျပီး push လုပ္ေလ့လုပ္ထရွိၾကတယ္ေလ။

အဲဒါနဲ႔ေျပာင္းျပန္ သူမ်ားက အလုပ္ကိစၥ ကိုယ္႔ကို commit လုပ္ထားတယ္ဆိုရင္လည္း evidence ရေအာင္ယူတတ္ရပါမယ္။ သူတို႔ကို gentle reminder ဆိုျပီး သူတို႔ကိုယ့္ဆီပို႔ထားတဲ့ ေမးလ္က target date ကို reference ျပျပီးေတာ့ ျပီးႏိုင္မျပီးႏိုင္ေမးရပါမယ္။ အေရးၾကီးတဲ့ ရံုးကိစၥေတြမွာ ပါးစပ္ကတိကို လံုး၀ယံုလို႔မရပါဘူး။တကယ္လို႔.. ဥပမာ..သူတို႔က ဖုန္းထဲမွာ ကိုယ္႔ကို ဂတိေပးသြားတယ္ထားပါေတာ့...။ ကိုယ္က အီးေမးလ္ထဲမွာ ဒီလိုျပန္ေရးျပီး evidence ကို မရအရ ယူရပါတယ္။

As per our telecommunications on 26 September, I understand that your team has been working on xxxxxxx issue and expect to be finished by next week......

စသျဖင့္ေပါ့...။ အဲဒီေတာ့ သူက ေမးလ္နဲ႔ မေျပာေပမဲ့ ကိုယ္က ကိုယ့္ဖာသာသူ႔ဆီေရးျပီး ရေအာင္ယူရတာေပါ့။

ျမန္မာက်ဴးပစ္တြင္ေဖၚျပျပီး။

No comments: